Grupos de más de veinte: lo que hay que dejar por escrito

Una mesa de veinticinco personas es el mejor servicio del mes o el peor, y la diferencia se decide antes, cuando se acuerdan las condiciones.

Todo lo que no esté por escrito acabará siendo una discusión el día de la comida.

Los ocho datos

Por orden de lo que causa problemas:

1. Precio por persona con IVA.
2. Qué incluye de bebida, y qué pasa si se pasan.
3. Mínimo de comensales.
4. Si toda la mesa tiene que tomar lo mismo.
5. Hasta cuándo se confirma el número. Y qué pasa si el día antes son cinco menos.
6. Señal: cuánto y cuándo.
7. Alergias: con cuánto aviso se adaptan.
8. Hasta qué hora se puede estar.

Los ocho caben en el texto al pie del menú y en la descripción de la sección.

Por qué en la carta y no en un correo

Porque quien organiza lo va a reenviar. Y en ese reenvío, lo que estaba en un correo se pierde.

Un enlace a la carta con los menús de grupo dentro se reenvía entero y siempre dice lo de hoy.

Los alérgenos, marcados

En una mesa de veinticinco siempre hay tres alergias. Con los alérgenos marcados plato a plato, quien organiza lo comprueba solo y avisa con tiempo.

Sin eso, la conversación se tiene el mismo día, en la puerta.

Los menús, montados

Tres, y siempre los mismos: uno económico, uno medio y uno de celebración. Se montan una vez y se quedan.

Los de temporada —Navidad, comuniones— se apagan el resto del año y se encienden cuando toca, sin volver a escribirlos.

Y el dato que más se agradece

Cuánto tarda el servicio. Una mesa de veinticinco no come en una hora, y si quien organiza lo sabe, no reserva la sala de reuniones para media hora después.

Escrito en la descripción del menú, evita la prisa que estropea el servicio.