Comidas y cenas de empresa: del primer correo a la factura

Un grupo de amigos y una comida de empresa pueden ser las mismas veinte personas, pero se gestionan de forma muy distinta. En la de empresa, quien organiza no paga de su bolsillo, tiene que justificar el gasto, necesita una factura con datos fiscales y va a cambiar el número de asistentes, como poco, tres veces antes del día.

Cómo montar el menú de grupos está en la carta cerrada para grupos. Este artículo va de todo lo que rodea a ese menú cuando el cliente es una empresa.

El calendario manda

Las comidas de empresa no se reparten a lo largo del año: se concentran.

• Navidad, entre finales de noviembre y el 23 de diciembre. Las empresas empiezan a buscar sitio en octubre y los viernes de diciembre se llenan primero.
• Fin de curso o de ejercicio, en junio y julio.
• Comidas de trabajo y presentaciones, todo el año, casi siempre a mediodía y entre semana.

Lo práctico es tener el menú de Navidad preparado y publicado a principios de octubre, aunque los precios se ajusten después. La empresa que busca en octubre y no encuentra nada en tu carta reserva en otro sitio.

El primer correo: responder con todo

La primera consulta suele ser un correo escueto: «Somos unos 25, ¿tenéis sitio el 19 de diciembre?». Quien contesta solo «sí» obliga a otros cuatro correos. Una respuesta que suele cerrar la reserva incluye:

1. La disponibilidad para esa fecha y franja.
2. El enlace a los menús de grupo, con el precio por persona y lo que incluye cada uno.
3. Si hay espacio reservado o la mesa va en el comedor general.
4. La señal, si se pide, y la fecha límite para confirmar el número.
5. Qué datos hacen falta para la factura.

El enlace es la clave: quien organiza no lo guarda para él, lo reenvía a su jefe o al grupo del departamento. Lo que reenvía tiene que entenderse sin que nadie le explique nada.

El número que cambia

Pasa siempre: se reservan 25, se confirman 22 y se presentan 20. Para no perder dinero ni discutir el día del evento:

• Pon por escrito una fecha para confirmar el número definitivo, por ejemplo 48 horas antes.
• Explica qué pasa con las bajas posteriores: si se cobran o no, y desde cuándo.
• Pide la señal en proporción al grupo, no una cantidad fija. Para 40 personas en un viernes de diciembre, el riesgo es otro que para 12 un martes.

Las dietas y las alergias, con nombre

En un grupo de empresa siempre hay alguien celíaco, alguien vegetariano y alguien que no come pescado. Pide esa información con nombre y antes del día, no en la mesa. Que los alérgenos estén marcados plato a plato en el menú publicado ayuda a quien organiza a resolverlo sin llamarte; y que el menú diga qué alternativa hay para cada caso evita el plato improvisado a última hora.

La factura

Es lo que más distingue a una empresa de un grupo de amigos, y donde más se tropieza:

• Pide los datos fiscales al confirmar, no al cobrar: razón social, NIF y dirección.
• Pregunta si la factura es a una sola empresa o se reparte. En algunas comidas cada departamento paga su parte.
• Separa lo que no entra en el menú. Las copas de después o la botella que se pidió aparte suelen ir en otra cuenta, y conviene saberlo antes.

La comida de trabajo de mediodía

No es la cena de Navidad. La comida de trabajo tiene prisa, pocos comensales y alguien que quiere hablar, no comer mucho. Un menú de empresa de mediodía con dos platos, servicio rápido y factura al momento atrae a empresas de la zona todo el año, no solo en diciembre. Merece tener su propio sitio en la carta, separado de los menús de celebración.

Después del evento

Un correo al día siguiente dando las gracias, con la factura si no se dio en el momento y una línea recordando que estáis a su disposición para la próxima. La empresa que repite cada año es el cliente más rentable que tiene un restaurante, y casi siempre vuelve al sitio que le facilitó el trabajo a quien organizaba.